Os documentos podem ser
divididos em duas categorias para fins de
arquivos : Documentos Contábeis e Documentos
Legais :
DOCUMENTOS CONTÁBEIS
Os documentos contábeis devem ser arquivados em
ordem cronológica de data , em alguns casos em
ordem cronológica de lançamentos nos livros
fiscais , separados e arquivados por mês , por
trimestre ou por ano , de conformidade com o
volume de documentos de cada empresa .
Os principais documentos contábeis são :
- notas de compra/serviços
- notas de vendas/serviços
- extratos bancários
- duplicatas pagas
- comprovantes de despesas/custos
- cópias de cheques
- comprovantes de débitos/créditos bancários
- outros documentos contabilizados
DOCUMENTOS LEGAIS
Os documentos legais podem ser divididos e
arquivados em 8 setores distintos :
100 - |
FEDERAL |
200 -
|
ESTADUAL |
300 -
|
MUNICIPAL |
400 -
|
MINISTÉRIO DO
TRABALHO |
500 -
|
CONTRATOS |
600 -
|
INSS |
700 -
|
SINDICAL |
800 -
|
DIVERSOS |
Por sua vez, cada setor é dividido em:
100 - FEDERAL
101 - |
Cadastro
Geral de Contribuintes (CNPJ) |
102 - |
Declaração do Imposto de Renda - Pessoa
Jurídica |
103 - |
Ficha de
Alteração do CNPJ |
104 - |
Pedido de
Restabelecimento do CNPJ |
105 - |
Certidão
Negativa do Imposto de Renda e CRJF |
106 - |
Comunicações de Aumento de Capital |
107 - |
Demonstrativos dos Duodécimos |
108 - |
CAIF |
109 - |
Comunicações de IPI e IRPJ |
110 - |
DIRF |
111 - |
Cartão do
CNPJ |
112 - |
Notificações - Auto de Infrações |
113 - |
Baixa do
CNPJ |
114 - |
Certidão
Negativa por Encerramento de Atividades
|
115 - |
Programa
de Alimentação ao Trabalhador |
116 - |
DNER |
117 - |
Defesas
|
118 - |
Utilidade
Pública |
119 - |
Parcelamentos |
120 - |
Termo de
Opção - Simples |
121 - |
Autorização do DAC |
122 - |
IPEM |
123 - |
Divisão
de Censura de Diversões Públicas |
124 - |
CADE -
SDE |
200 - ESTADUAL
201 - |
Declaração Cadastral (DECA) |
202 - |
Declaração para Codificação de Atividade
Econômica (DECAE) |
203 - |
Declaração do Movimento Econômico Fiscal
(DEMF) |
204 - |
Índice de
Participação dos Municípios (DIPAM) |
205 - |
Licença
da CETESB |
206 - |
Demonstrativo das Operações
Interestaduais |
207 - |
Certidão
Negativa do ICM |
208 - |
Autorização para Confecção de Notas
Fiscais |
209 - |
Auto de
infração |
210 - |
Parcelamento do ICM |
211 - |
Notificações |
212 - |
FIC -
Ficha de Inscrição do Contribuinte |
213 - |
Declarações |
214 - |
Alvará de
Utilização - Secr. Saúde |
215 - |
Modelos
de Notas Fiscais |
216 - |
Comprovação ZONA FRANCA |
217 - |
Conselho
Regional de Educação |
218 - |
Secretaria de Segurança Pública
(Registro Arma) |
219 - |
IBDF -
IBAMA |
220 - |
Defesas
|
221 - |
Licença
da Divisão do Exercício Profissional
|
222 - |
Utilidade
Pública |
223 - |
Declaração de Microempresa |
224 - |
Laudos
Técnicos |
225 - |
Pedido/
Comunicação Uso Processamento de Dados
|
226 - |
Vigilância Sanitária |
300 - MUNICIPAL
301 - |
Guia de
Inscrição ou Atualização |
302 - |
Ficha de
Inscrição no CCM |
303 - |
Taxas de
Licença |
304 - |
Certidão
Negativa do ISS |
305 - |
Declaração Anual do Movimento Econômico
(DAME) |
306 - |
Cadastramento de Anúncios (CADAN) |
307 - |
Pedido de
Vistoria |
308 - |
Comunicados |
309 - |
Imposto
Predial |
310 - |
Auto de
Infração e Intimação |
311 - |
Autorização para Impressão de Notas
Fiscais |
312 - |
Habite-se
/ Auto Vistoria |
313 - |
Alvará de
Funcionamento |
314 - |
Defesas
|
315 - |
Utilidade
Pública |
316 - |
Declaração de Microempresa |
317 - |
Parcelamentos |
318 - |
Cancelamentos |
319 - |
CONTRU/FICAM |
320 - |
Regime
Especial |
400 - MINISTÉRIO DO TRABALHO
401 - |
Cadastro
de Empresas |
402 - |
Relação
de Empregados Menores |
403 - |
RAIS /
DCPIS |
404 - |
CIPA |
405 - |
Certificados de Aprendizagem SENAI |
406 - |
Reclamações Trabalhistas - Defesas |
407 - |
Notificações/ Processos/ Autos de
Infração |
408 - |
Certificados de Aprovação das
Instalações - CAI/DI |
409 - |
Defesas
|
410 - |
Acordo de
Compensação |
411 - |
Laudos
Técnicos |
500 - CONTRATO
501 - |
Contrato
Social - Ata de Constituição |
502 - |
Alterações de Contrato |
503 - |
Contrato
de Locação |
504 - |
Contrato
de Uso de Veículos |
505 - |
Cadastro
da JUCESP |
506 - |
Contrato
de Assessoria |
507 - |
Contrato
de Prestação de Serviços |
508 - |
Reuniões
|
509 - |
Publicações em Jornais |
510 - |
Atas |
511 - |
Contratos
Diversos |
512 - |
Comprovante de Caução de Locação |
513 - |
Certidão
Breve Relato - JUCESP |
514 - |
Xerox das
Exigências - JUCESP |
515 - |
Declaração de Alienação de Participações
Societárias |
516 - |
Baixa de
Firma Individual p/ Transformação em
LTDA. |
517 - |
Notificações |
518 - |
Defesas
|
519 - |
Recadastramento - São Paulo Firma |
520 - |
Buscas
Jucesp/Cartórios |
600 - INSS
601 - |
Pedido de
Matrícula (Inicial) |
602 - |
Certificado de Matrícula |
603 - |
Cópia
Autenticada de Registros Contábeis
(CARC) |
604 - |
Certificado de Regularidade de Situação
|
605 - |
Certificado de Quitação |
606 - |
Certificado de Taxa de Seguro |
607 - |
Demonstrativo dos Salários de
Contribuição |
608 - |
C..B.
|
609 - |
Alterações: Nome, Endereço, CGC |
610 - |
Declarações de Rendimento do INSS |
611 - |
Comprovante Inscrição Contribuição
Individual |
612 - |
Carnês
dos Sócios |
613 - |
Recadastramento |
614 - |
Autos de
Infração |
615 - |
Defesas
|
616 - |
SESI |
617 - |
Termo
Ação Fiscal – TAF |
618 - |
Parcelamentos |
700 - SINDICAL
701 - |
Contribuição Sindical e Assistencial do
Empregador |
702 - |
Conselho
Regional de Farmácia |
703 - |
Dissídios
Coletivos |
704 - |
Acordos
|
705 - |
SENAI -
CIESP - FIESP |
706 - |
FINAME
|
707 - |
Certidões
e Registros |
708 - |
CRA |
709 - |
CORCESP
|
710 - |
Conselho
Regional de Contabilidade |
711 - |
CRECI
|
712 - |
CREA |
713 - |
Correspondência Sindicato Patronal |
714 - |
CONAR
(Legislação e Processos) |
715 - |
SUSEP
|
716 - |
Certidão
Negativa de Débito Salarial |
717 - |
Conselho
Regional de Medicina |
718 - |
EMBRATUR
|
719 - |
Conselho
Nacional do Cinema |
800 - DIVERSOS
801 - |
CACEX
|
803 - |
Certidão
de Registro de Capital Estrangeiro |
804 - |
Procurações / Declarações |
805 - |
Balanços
e Balancetes |
806 - |
Documentos dos Sócios ( xerox ) |
807 - |
Marcas e
Patentes |
808 - |
Correspondências |
809 - |
Consultas
|
810 - |
Certidões
Negativas - Fórum - Cartórios -
J.Federal - FGTS |
811 - |
Escrituras |
812 - |
Apuração
do Ativo Imobilizado - TELESP |
813 - |
Ajustes
de Balanço |
814 - |
Laudo de
Avaliação |
815 - |
Relatórios |
816 - |
Inventário |
817 |
Depósito
Inicial |
818 |
Cadastro
de Fornecedores e Associações |
819 |
Convocações |
820 - |
Atestado
de Residência e Capacidade Técnica |
821 - |
Cadastro
de Bancos |
822 - |
Mapas de
Depreciações |
823 - |
Alvarás
|
824 - |
Seguros
|
825 - |
Carta de
Fiança |
826 - |
Eletrobras |
827 - |
BNDES
|
828 - |
Consórcios |
As guias de recolhimento dos impostos e
contribuições, bem como outros documentos estão
divididos em 5 (cinco) pastas como segue:
1- |
Guias de
Recolhimento do INSS |
9 - |
Guias de
Apuração e Recolhimento do ICM |
2- |
Guias de
Recolhimento e Relação dos Empregados do
FGTS |
10 - |
Guias de
Apuração e Recolhimento do IPI |
3 - |
Guias de
Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e
Contribuição Social |
11 - |
|
4 - |
Guias de
Recolhimento do ISS |
12 - |
|
5 - |
Cadastro
de Admissão e Demissão dos Empregados
|
13 - |
Orientações e Comunicados |
6 - |
Guias de
Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS
|
14 - |
Memos –
Empresa Contábil |
7 - |
Guias de
Recolhimento e Relação dos Funcionários
de Contribuição Sindical e Assistencial
|
15 - |
|
8 - |
Folhas e
Envelopes de Pagamento |
16 - |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PASTA C/3
|
|
PASTA D/4
|
|
|
|
|
17- |
Balanços
|
25 - |
Fichas
Financeiras e Informes de Rendim. |
18- |
Balancetes |
26 - |
Folhas de
Pagamento e Pro-Labore |
19- |
Cadastros
e Declarações |
27 - |
|
20- |
IBGE |
28 - |
|
21- |
DCTF |
29 - |
|
22- |
|
30 - |
|
23- |
|
31 - |
|
24- |
|
32 - |
Documentos dos Autônomos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PASTA E/5
|
|
|
|
FUNCIONÁRIOS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
33- |
|
|
40 –
Empregados Desligados |
34- |
|
|
40.1 -
|
35- |
|
|
40.2 -
|
36- |
|
|
40.3 -
|
37- |
|
|
40.4 -
|
38- |
|
|
40.5 -
|
39- |
|
|
40.6 -
|
|
|
|
40.7 -
|
|
|
|
40.8 -
|
|
|
|
40.9 -
|
|
|
|
40.10 -
|
|
|
|
|
Prazos para guarda de documentos
A legislação estabelece diferentes prazos de
manutenção e guarda de documentos e livros
fiscais. Existem, inclusive, situações em que um
mesmo documento tem mais de um prazo fixado.
Isto ocorre em virtude das várias normas legais
e dos vários ramos envolvidos (societário,
tributário, trabalhista, previdenciário, etc.).
A seguir, divulgamos algumas tabelas de guarda
de documentos.
OBS: As informações são de
inteira responsabilidade das FONTES citadas.
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